知识源于沉淀 作者:周刚文章转自:熊猫法律星球
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对外发函是公司法务人员的一项重要日常工作。
那么如何开展这项工作呢？我认为可以分为以下四个步骤:
一.项目评估
(一)所谓立项，是指发函目的明确。
法务人员接到公司领导对外发函的指示后，首先要了解和掌握领导要求发函的真实意图和目的，这是做好工作的前提。
而公司领导往往不愿意说明发函的真实目的或者因为各种原因无法明确表达其目的，这就需要法务人员自己去探寻真相。
比如，可以向相关业务部门和管理人员询问信中所涉及事项的信息，也可以向上下游部门询问所涉及事项，不拘泥于公司领导的一面之词，试图从宏观和全局的角度看待问题，通过逻辑推理探寻真相。
(二)所谓评价，就是对发函结果的估计。
寄信的后果可以分为外在和内在两个方面:
外部结果是指信函发出后，公司与接收方的关系发生变化，可能激化矛盾纠纷，导致诉讼或仲裁；
内部结果是指上述外部后果可能引起法律人员工作任务的变化，以及自身与公司相关部门关系的变化。
同时，法务人员也要规划好应对方案，避免措手不及，牵连自己。
做好以上准备后，法务人员要采取适当的措施，给予必要的风险提示(主要是法律风险，但不能对其他风险视而不见)和建议，并询问公司领导是否可以在这个方向开展下一步工作，切不可自以为是，擅自行动或盲目推进。
其次，草案是统一的
(一)草稿，即草拟初稿。
俗话说“心中有千言万语，肚子饱了就很难写出来。”。如何解决这个难题，我认为不应该急于动笔，而应该先收集、整理、核实材料。
对于材料，既要重视各种“书证”(如合同协议、往来函件、聊天记录、音视频文件及其原件、复印件、电子版)，也要查看经办人员的“口供”(如业务部门、财务部门等与函所涉事项相关的上下游关系部门的知情人)，要有自己的独立判断，不能轻信任何一方。
对于文字，最好参考公司关于此类事项的历史文件，并复印；如果没有历史文献，在网上搜集类似的范本文献，考虑得失；也可以参考国家机关公文写作范例，调整措辞，形成初稿。
(二)草案，即整合修改意见后的终稿。
起草是整个工作流程的关键阶段，也是法律人员综合素质的集中体现。初稿只能反映法律人员个人意见或法律部各部门意见，公司意见需征求相关部门修改意见、汇总整合、领导审核确认后才能形成。
在这一阶段，法律人员应注意以下四点:
(1)结合公司实际情况，采取适当措施将初稿提交相关部门和领导审阅，并跟踪确认对方收到；
(2)督促有关人员限期反馈和答复，并保留各自修改的痕迹、理由和依据；
(3)根据公司岗位职责和审批权限，优先吸收有决策权领导的专业意见和修改意见。但如有与法律强制性规定不一致的，法律人员必须郑重声明并保留意见；
(4)统一修辞风格，适当润色排版，按公司现行审批流程签字，形成最终版本。
第三，校对和存档与印刷
这一阶段的工作很容易被法律人员忽视，但一旦出现失误，最容易招致批评和责难，也有损法律职业者的声誉，因此必须耐心、细致、严谨。
(1)校对，至少两次:
(1)定稿后校对，重点检查函件的主题名称、职务名称、数字金额和日期时限；
(2)校对打印后，信函应与最终版本逐字核对。如有错误，不得手改，必须重印。
(二)加盖印章，不得空白。
(1)无论是法务人员亲自盖章盖章，还是公司印章管理部门打印后返还给法务人员，法务人员都必须坚持检查打印出来的信函是否还有空空格，加盖的印章是否清晰完整，打印位置是否合适，打印是否有空隙。
②如发现空空白，应按照公司印刷相关规定进行补救，必须与最终版本一致，不得擅自填写空或手工修改。
(3)归档、复制和登记。
无论公司的档案管理制度如何规定，法务人员都要将打印好的信件拍照，连同审批表、登记表(如有)，记录在个人工作日志中妥善保管；然后根据公司规定，进行下一步的文件归档、信函登记等工作。这一步有点繁琐，但是对于法律人员的自我保护非常重要。不要忽视它。
第四，发函救证。
(1)发信渠道。
中国邮政EMS(尤其是可能涉及诉讼、仲裁案件的信件)为首选，顺丰为次选。同时可以辅以电子邮件、微信/QQ等网络传播渠道发送信件的PDF版本或图片/照片。
通过电子邮件、微信/QQ/短信等网络渠道发函的，还应导出聊天记录作为备份，并记录用于发函的物理设备的使用和存放人员、存放位置、硬件标识号等信息备查。
(2)邮寄资料。
寄件人/收件人姓名/公司全称、联系电话、地址、寄件人/收件人账号、电子邮件地址等信息必须准确填写，并尽量在邮寄凭证的备注栏中写明信件的名称或内容摘要。
(3)保存文档。
纸质文件、屏幕截图、物流信息、发货收据等。邮件的字迹要清晰，内容要完整，并拍照存档，记入个人工作日志。
(4)特别注意。
法务人员还要特别注意，如果公司的报销制度要求向财务部门提供发送费用凭证原件，法务人员应要求财务部门经办人员在发送费用凭证复印件上签字，并注明“原件已收到”。如果以后需要出庭作证，财政部门会负责提供原始证据。
以上是我个人工作经验的总结和反思，分享到这里，希望对读者有所帮助。
