会计电算化革新了传统的会计理论和实务,改变了会计组织结构和业务流程,传统的审计方法已经落后于会计电算化的要求,手工审计已经不能适应现代会计电算化。因此,推行电算化审计势在必行。
一、实施电算化审计的必要性
会计电算化是会计发展的必然趋势。由于电算化会计与手工会计在核算基础和核算方法上存在很大差异,传统的财务审计很不适应新的条件,必须加以改变、补充和改进。会计电算化对审计的影响一般表现在以下几个方面:
1.审计师不断变化的需求。会计电算化实现后,由于电算化会计信息系统的环境比手工会计系统更加复杂,被审计对象更加多样,审计人员仅靠原有的知识和技能无法胜任电算化会计信息系统的审计工作。
2、审计内容变化的需要。在会计电算化条件下,审计的经济监督职能没有改变,但由于会计电算化的特点,审计的内容会发生相应的变化。在电算化会计信息系统中,由于会计事项由电算化按程序自动处理,手工会计系统因疏忽造成计算或过账错误的几率大大降低。但如果会计电算化系统的应用程序出现错误或被非法篡改,电算化只会按照给定的程序以同样错误的方式处理相关会计事项,错误的结果将不堪设想。计算机化的会计系统也可能在不被察觉的情况下嵌入非法的欺诈程序中,犯罪分子可以利用这些欺诈程序侵吞大量企业财产。
3.审计技术变革的需要。会计电算化实现后,会计电算化信息系统与传统的手工会计系统相比,在许多方面发生了变化,必须采用新的审计技术和方法来适应这种变化。比如传统的记账方式是每登记一个账户,从账户上就能看到相应的记录,但是电子电算化不能每登记一个记录就打印一个记录给工作人员看,一般是一段时间后,一个月一次,一天一次。通常情况下,在记录输入计算机化之后,在打印之前,如果你想阅读这些记录,你只能通过机器阅读。如果你想同时在几个记录中检查它们,很难做到。再比如,传统的手工记账一般可以从笔迹中识别登记人,从而明确责任,但电算化只能统一提供输出数据,不记录笔迹就无法从记录中识别登记人,可以建立、更新、消除电算化记录中的所有信息,不留痕迹。
4、审计准则和指南变更的影响。审计界建立了一系列的审计准则和指南,如审计师准则、现场操作准则、审计报告准则、职业道德等。会计电算化实现后,由于审计对象和审计线索发生了很大的变化,审计技术和手段也发生了相应的变化,审计准则和指南也发生了相应的变化,这也对会计电算化审计提出了新的要求。
5、审计线索变更的必要性。随着会计电算化的实施,审计线索将发生很大的变化,传统的审计线索将在电算化系统中被中断甚至消失。在手工记账系统中,从原始凭证到记账凭证,从过账到编制财务报表,每一步都有文字记录,有经手人签字,审计痕迹非常清晰。进行审核时,审核员可以根据需要进行直接检查、反向检查或抽查。而在电算化会计系统中,传统的账簿不见了,大部分的文字记录消失了,取而代之的是存储会计信息的磁盘和磁带,所以肉眼看到的线索减少了。另外,从原始数据录入电算化到财务报表输出,中间的所有账务处理都是由电算化根据程序指令自动完成的,传统的审计线索在这里被中断甚至消失。传统的审计方法并不完全适用于会计电算化科目。
6、审计方法变革的必要性。在手工会计系统的情况下,审计员通常手工进行审计。但是,在电算化会计信息系统的情况下,审计人员如果仍然靠手工操作进行审计,就很难达到审计目标。
二、如何加强会计电算化的审计
由于我国大多数审计人员对电算化会计系统不熟悉,没有一套完整的电算化审计准则,大部分地区的审计工作还停留在手工审计阶段,阻碍了我国电算化会计的健康发展。我们应从以下几个方面提高电算化审计的质量:
1.增加审计窗口。会计电算化系统的核心是会计软件。会计软件程序的质量直接决定了会计电算化系统的整体水平。审计的重点是会计软件程序处理和控制数据的及时性、正确性和可靠性,以及程序的纠错和容错能力。应增加审核窗口,可借助计算机审核和计算机辅助审核中的数据转换功能完成。同时,为了对电算化会计科目进行有效的审计,在设计和开发电算化会计系统时,必须注意审计需求,使系统在处理时能留下新的审计线索,以便审计人员在电算化条件下跟踪审计线索,顺利完成审计任务。
2.提倡事前系统审计。在会计电算化条件下,审计人员应花更多的时间和精力了解和审查电算化系统的功能,以确认其处理的合法性、正确性、完整性和安全性。此外,当一个会计电算化系统已经完成并投入使用时,对其进行改进的难度和成本要比在系统设计和开发阶段大得多。系统是否合法合规、安全可靠,关系到计算机化系统的处理和控制功能,这是传统人工审核所不具备的。除了在电算化会计信息系统投入使用后进行审计外,还应提倡审计人员在电算化系统的设计和开发阶段之前和期间对系统进行审计。
3、改变审查取证方法。随着会计电算化的应用和发展,测试和审计证据的方法也必须相应改变,这就要求:首先,审计人员对会计电算化部门的内部管理制度和职责分工进行审查和评价。二是审计人员的工作方式也要由手工操作向电子化转变,即审计人员要掌握电子化知识及其应用技术,把电子化作为提高审计质量和效率的有力工具。
4.提高审计人员的素质。审计人员不仅要具备丰富的财务会计和审计知识和技能,熟悉相关政策、法律等审计基础,还应掌握一定的电子电算化知识和应用技术。此外,建议在审计机关培养一批计算机化审计系统开发人员,设计开发审计应用软件,建立自己的计算机化审计系统。
5.更新审计标准。为适应新形势发展的需要,应在原有审计准则和指南的基础上建立一系列新的审计准则和指南,如会计电算化审计人员培训审计准则、会计电算化信息系统开发审计准则、内部控制审计准则、审计应用软件准则等。