知识源于沉淀 为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门的合作，制定本办法。
一.购买及其条款
1.请购单及其报告规定
(1)请购单应按要求填写完整、清晰。如有特殊要求，应在请购单上写明拟采购的费用，经部门负责人审批后报采购管理部；
(2)购置固定资产应按附表(购置固定资产申请表)的格式填报；
(3)其他材料、设备和工程项目的采购应按附表2(材料采购申请表)的格式填写和提交。);
(4)日常物资采购应按附表3(物资采购审批表)的格式提交。请购部门提交的请购单经批准后，由采购管理部保存在主表中，回执由物资验收申请人保存。(如果涉及的请购单太多，可以附件列表的形式提交。)
(5)请购单必须提交相关部门审批，电子文档必须发送到邮箱。
(6)如遇公司生产生活物资急需，公司领导不在时，可通过电话或其他形式请示，征得同意后提交采购部，签署确认手续后补足。对请购单的更改和补充应由公司领导书面签字，然后上报采购部。
(7)如果从单一来源采购产品或指定采购厂家和品牌的产品，采购部必须做出书面说明。
(8)原则上，各部门在采购材料时，应进行材料盘点，避免材料过度积压和浪费。
2.请购单提交部门
(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程等项目，由生产部提交；
(2)公司的物资、固定资产、服务或其他生活办公用品由行政部提交；
(3)公司各部门专用材料由各部门提交。
3.请购时间
(1)公司对各部门的生产物资、生活办公物资、特殊物资的采购订单需要在每月25日前审核，各部门将完整的采购订单提交给采购管理部，采购管理部将在2天内回复并回复交货期。
(2)维修件常规维修件应在材料采购时提出，突发维修件机修部提出采购意见，采购部优先采购。
(3)计划外应急物品由各部门根据紧急情况分别采购。(频繁申请计划外材料有相应的处罚吗？)
二、征用的接收和规定
1.请购单收据
(1)采购管理部在收到请购单时，应按照规定检查请购单是否完整、清晰，请购单是否已经公司相关领导批准；
(2)在领取请购单时，应遵循无计划不采购、品名规格不全不采购、图纸技术资料不全不采购、积压积压物资不采购的原则(仓库人员有监督和报告责任)；
(3)合格的请购单应在收到请购单后3天内回复请购单并回复交货日期，不合格和取消的请购单应及时通知采购部。
(4)所有采购计划的采购管理部应进行详细登记，并于每月5日前将上月的采购情况上报采购经理。
(5)采购管理部有权监督并提出相应的采购意见。
三、权限(需要讨论)
1.采购金额小于1000元的日用物资，经财务经理批准后，采购管理部可通知采购部采购。
2.采购金额在1000-10000元的物资，买方需要提出两家以上供应商的招标结果。采购管理部将结合询价做出分析报告，提交采购经理审核，确定供应商。采购经理审批后，给出采购建议，提交财务经理审批，给出采购建议。最后提交总经理审批，做出最终决定。采购管理部将通知采购员进行采购。
3.采购金额在10000-100000的物资，买方需要提出两个以上供应商投标的结果。采购管理部通知请购部门组织专题会议，讨论是否需要采购、采购建议、采购费用等。采购管理部结合询价做出分析报告，提交采购经理审核，确定供应商。采购经理审批后，给出采购意见，再提交财务经理审批，给出采购意见。最后提交总经理审批，做出最终决定。采购管理部通知采购员
4.采购金额在10万元以上的物资，需买方提出两个以上供应商的招标结果。采购管理部通知采购部组织专题会议，讨论是否需要采购、采购建议、采购费用等。采购管理部结合询价做出分析报告，组织第二次会议确定供应商后通知采购员采购。
四。交付验收和反馈
1、验收部门
货物的验收由采购部牵头，会同使用/采购部、技术部、仓库对货物的数量和质量进行检查。
2.要求
(1)使用/采购部、采购部、技术部对采购的货物或服务的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，并出具验收证明。
(2)验收过程中发现货物或服务的品种、规格、数量、质量与采购订单或合同不符时，验收人员应立即向采购部或相关部门报告，采购部或相关部门应查明原因并及时处理。
(3)验收结束后，验收人员应在验收报告上签字。
(4)异常验收A经相关人员核实不合格商品后，通知采购部办理退货手续，并安排及时补货。b .对于数量不符合标准的货物，超出配额的部分退回给供应商，未达到订货数量的检验员通知采购方补货。
(5)对于已付款但在保修期内出现质量问题的货物，买方负责联系维修或索赔。
(6)使用半个月后，使用部门根据附表4(使用反馈表)对采购物资的及时性和质量进行评价，并提交采购管理部。
采购管理部内部流程细则
一、请购单的接收和分发
1.请购单收据
(1)采购管理部在收到请购单时，应按照规定检查请购单是否完整、清晰，请购单是否已经公司相关领导批准；
(2)在领取请购单时，应遵循无计划不采购、品名规格不全不采购、图纸技术资料不全不采购、积压积压物资不采购的原则(仓库人员有监督和报告责任)；
(3)合格的请购单应在收到请购单后3天内回复请购单并回复交货日期，不合格和取消的请购单应及时通知采购部。
(4)所有采购计划的采购管理部应进行详细登记，并于每月5日前将上月的采购情况上报采购经理。
(5)采购管理部有权监督并提出相应的采购意见。
2.申请任务的分配
(1)采购管理部收到请购单后，根据分工和岗位职责进行分类统计汇总，然后通知采购员进行采购。
(2)应优先考虑紧急征用项目；
(3)如不能在申购部门需求日完成，应通知申购部门；
(4)重要项目采购前，应征求公司相关领导的意见。
3、采购周期的规定
(一)单次采购金额在1万元以下的零星采购项目或者预算在1万元以下可在市区采购的材料和产品的采购周期不超过5天；
(2)单笔采购预算在1万元以上的项目采购周期不超过15天；
(3)单次采购预算10万元以上项目采购部门进行比价或招标采购，采购周期不超过40天；
(4)单次采购预算在100万元以上的项目，可委托代理招标公司进行招标，采购周期不超过60天；
(5)采购部按上述(1)-(4)规定的时间提前做好领包单。采购部不能按时完成采购任务的，应向公司领导说明原因；
(6)如遇紧急采购，报请公司领导采取快速优先采购的策略。
二、质询及其规定
1.询价前认真审核请购单的名称、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题及时与请购部门、技术部门沟通；
2.属于同一类型或类似属性的产品，应进行分拣、分类、包装和集中采购；
3.应优先考虑紧急征用项目；
4.所有采购项目必须直接向制造商或服务商询价，原则上不能通过其代理商或各种中介机构询价；
5.对于申购部门所需的材料或设备，如果有成本更低的替代品，可以推荐采购替代品；
6.对于单次采购金额预计在10万元以上的重要物资、工程或采购，在询价前应先向公司相关领导汇报拟报价或投标单位的基本情况，然后按附表5(拟报价/投标单位名单)的格式报公司领导审批后，再进行询价或发出标书；
7.同一规格和技术要求，不同品牌要询价；
8.除固定资产外，单笔采购金额在1万元以下的项目可自行采购；凡单次采购预算在1万元以上的项目，应要求至少3家供应商参与比价或投标，至少邀请4家单位参与比价或投标项目；采购部门组织单次采购金额在20万元以上的项目招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额100万元以上的项目，由公司领导决定是否委托第三方机构进行招标；
9.采用比价采购或招标采购方式邀请的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成我公司所需的材料和工程；
10.比价采购或招标采购应按照附表6(材料或设备询价表)的格式或完整招标文件的格式进行；
11.质询过程中如遇特殊情况，应书面报告公司领导请示。
第三，价格比较和讨价还价
1.确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量；
2.通过市场分析，合格供应商的价格水平是否低于其他厂商，报价的综合条件是否更加突出；
3.收到供应商第一次报价或开标后，向公司领导汇报情况，并设定议价目标或理想中标价格；
4.重要项目要通过一定的方法对目标单位的实力和资质进行验证和审核，比如通过实地考察了解供应商各方面的实力；
5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。
四。价格比较和议价结果汇总
1.比价、议价要向公司相关领导汇报后才能汇总，征得同意后才能汇总；
2.价格比较和议价结果汇总应按附表7(价格比较/投标汇总)的格式列出报价、工期、付款方式等价格条件、拟选择的公司及理由，并按一定顺序逐一评审；
3.如果比价和议价结果未能通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。
动词 （verb的缩写）合同及其条款的签署。
1.合同
合同是当事人或双方之间建立、变更或终止民事关系的协议。依法成立的合同受法律保护。广义的合同是指所有法律部门中确定权利义务关系的协议。目前，我们的采购工作主要涉及工矿产品的销售合同。
(1)应列入合同文本的内容
1)合同名称、编号、签订日期和地点；
2)采购项目/工程的名称/、规格、数量/数量、单价、总价和合同总金额，清单、技术文件和确认图纸是合同不可分割的组成部分；
3)包装要求；
4)合同总金额含税，含发货公司总价，特殊情况需注明；
5)支付方式；
6)建设周期；
7)质量保证期；
8)质量要求和规范；
9)违约责任和争议解决方式；
10)双方公司信息；
11)其他约定。
(2)合同签订及其条款
1)涉及技术问题和公司机密的，注意保密责任；
2)在起草合同条款时，必须将所有风险降低到最低限度；
3)为防止合同数量增加或无依据增加，要求供应商在包装和采购时提供分项报价表；
4)货物订购量大、价值大或难以清点时，请厂家派代表到现场协助清点；
5)必须明确规定保修期/保证期，并要求制造商尽可能延长保修期/保证期；
6)详细规定提供发票的时间和要求；
7)不同的合同约定不同的支付方式。比如设备的合同一般要按照预付款、验收款、调试服务费、质量保证金的顺序明确付款金额、付款时间、付款条件。
8)与第一合作单位合作时，预付款少付或不付；
9)违约责任必须详细具体；
10)比价/投标汇总表审核通过后才能签订合同；
11)签订合同时，应按照附表8(协议签订审批表)的格式检查合同初稿；
12)合同旅游审批通过后，由公司领导签字并加盖公司合同章后生效；
13)所有签订的合同应及时提交给财务部。
2.合同执行
(1)合同签订后，由采购部项目负责人跟进，采购部负责人监督。如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门和公司领导；
(2)在已签订合同的执行过程中，及时掌握合作单位合同义务和责任的履行情况，跟踪保质保量，督促按时履行；
(3)合同履行过程中，应严格按照上述约定执行，未尽事宜及时签订补充合同；
不及物动词支付
1.预付款买方可根据合同申请不超过采购总金额30%的预付款，并须提供已签字认可的合同原件、复印件及报销凭证。
2.采购部根据公司规定和合同规定，对符合付款条件的采购项目进行付款时，应提供完整的发票、合同原件及复印件、巡签后的合同审批表、材料验收单和正确的报销凭证。
3、根据采购项目的付款进度，必须确保付款前的检验。
4.如果产品使用寿命相对较长，可能会出现质量问题，如机器设备、贵重材料、建筑工程等。，尾款支付时代扣5%的质量保证金，质保期后才能返还。
