知识源于沉淀 作者:秦川_牛珊珊
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在Office企业内部培训了这么多年，在中场休息的时候，同学们或多或少都会问这样的问题:“秦老师，你是怎么学会Office的？”你怎么什么都知道？太牛逼了。“其实，当我听到‘什么都知道’这个词的时候，我一开始是很害怕的。在微软Office软件面前，我敢说这个软件什么都懂。我敢说在国内找不到一个。
但是有一个问题。既然你不是什么都懂，人家还是觉得你牛逼。让我想起多年前吴宇森《赤壁》里诸葛亮的“一点悟性”。懂一点不代表只懂一点，只知道作品中比较“实用”的部分就够了。
这里还会有另一个问题，那么需要办公软件技能的工作中最实际的部分是什么呢？这也是想学办公软件的人迷茫的地方？怎样才能找到适合自己工作的办公技能或教程？专业人士最常见的方式就是不学，因为“我没时间学，也不知道怎么学”。反正有问题就百度一下，找个“专家”就行了。这也是目前办公职场应用的典型情况，自然工作效率比较低。
如果企业HR有培训预算，会更贴心。为了解决大家的“困惑”，会安排办公企业内部培训，为大家提供培训福利，帮助员工获取办公技能，提高工作效率。那办公室老师那么多，为什么要找秦老师？很简单。刚好我在上课。当然，秦先生目前创业的客户基本都是大家介绍的(秦先生是培训老师，不是业务员)，所以口碑很重要。
当然，光会说是不够的，还要有在实践中解决问题的能力，甚至提供优化管理办公流程的解决方案。这肯定是通过多年的积累达到的。
所以每次培训前，我都会“吹嘘”自己有十几年的办公室培训经验。仔细想想，“一个人绝对不可能一直讲办公软件的技巧和用法，就像一个老师从来不搞科研，而是年复一年地讲他的所谓‘干货’。”
别说秦老师真的做了四年大学老师(在私立大学)。因为他是计算机科学与技术专业毕业的，自然是混计算机的院校。他主要讲解局域网组网技术等实用课程，讲座不是最重要的。他主要负责维护和管理课堂上的电脑，以保证教学的正常进行。他甚至自己建了一个新的电脑室。从学校跳级后，他的第一份工作是在一家培训机构。从那以后，我在很多类型的企业(国企、外企、私企、创业公司)混过。我在培训机构做过专职老师，在出版社参与过项目产品研发，更奇葩的是在公司财务部做过系统分析师。有句话说得好，牛逼难锻炼。秦老师最好的时候，一天做九套PPT。当时他从公司的“销售总监”那里学到了很多理念，一直沿用至今。折腾了这么多年，可能是当老师的经历吧，于是就想着能不能“总结”一下自己多年的办公软件工作经验，最后还是重操旧业，发现办公培训讲座是我的最爱。没有之前的“积累”，永远达不到自己的讲课风格和实际解决问题的能力。直到现在，我依然坚持每天写办公技巧，运营这个微信微信官方账号，不仅是为了和大家分享办公技巧，也是为了积累自己的工作。所以，我不怕提问，也不怕回答。大家的智慧总能在牛山办公社区得到解决。最后，我只是总结一下办公技巧的步骤，分享一下。
我有点跑题了。如果不“积累”，我就开始学办公软件。想提高办公效率，应该如何入手？秦老师给大家分享了提供学习的方法和思路。
一、PPT、Excel、Word三大办公软件应该先学哪个？
答案都不是，而是Outlook，收发邮件。这个东西需要学吗？大多数人都能“自学”，情商较高的人会懂得发邮件的礼仪。需要注意的是，Outlook的很多功能都和邮件礼仪有关，大家要“明白”！秦老师在一家IT公司做软件售后培训的时候，Outlook给企业的培训最多，大家都是放学后做。“啊！原来Outlook是这样管理邮件的！”“太神奇了，它还可以管理时间，部门可以作为一个团队来管理。不用每天写什么日报或者周报，老板随时都能看到……”“啊，打印自己的日程表真是太简单了！我以前是用Excel做的”等等。好吧！Outlook具有最高优先级。
第二名呢？就看你工作岗位的需求吧！比如行政文员可能更多使用Word，Excel更多用于数据分析和管理，PPT更多用于销售市场或经理级别。大部分员工用PPT做工作报告。更有意思的是，IT工程师往往更多的使用Word，因为给客户写系统维护文档，多章排版会让客户抓狂，也就是传说中的1.1，1.1.1，那个东西。
综上所述，根据自己工作中使用最频繁的软件，肯定要先掌握那个软件。从秦老师的培训来看，Excel的培训需求最高，其次是PPT，最后是Word。
不过秦老师的建议是，掌握Word是掌握另外两个软件的关键，所以Word一定要掌握。关键词是好学不变通，怎么设置文档应该是这个样子的。而且从工作流程来看，任何工作都是从“文案”开始的。没有副本怎么开始工作？
第二，如果确定了要学的软件，应该怎么开始？
这个问题不得不提。软件的“个性”问题，说白了就是套路。学习任何东西都有一个套路，也就是我们所说的方法。其实这个套路应该在大学教育中养成。作为一名大学生，最“基础”的能力就是快速掌握与本专业相关的新技能、新方法。但是，你们都知道中国的大学教育，所以几乎所有的求职者都会在简历上信誓旦旦地说自己精通办公软件。秦老师也兼职做了几天面试官。我经常问求职者一个问题。如果文件夹里有十个Excel工作簿，如何一次全部打开？几乎没人能解决？因为这不是办公室的问题！你知道吗？方法很简单。只需选择这十个工作簿，然后按回车键。
又跑题了。嗯，我只是什么都不知道。我只想学Office。我能用它工作吗？我该怎么办？干货终于来了。
单词学习方法
首先，了解每个软件的“个性”。先说词。学单词一定要承上启下。你什么意思？技能和技巧紧密相连。如果前面操作有问题，就会影响后面的操作。
从下面的金字塔结果来看，顶端也是“高端”的！
单词整体学习法
大部分人的水平处于页面设置阶段甚至更低，更多的人可能用于文字内容的录入和存储。通过系统的学习，他们可以达到“高级排版自动化”的水平，也就是说可以把公司的文档做成格式模板，直接调用，大大提高了文案排版的效率。
至于更高端的“综合应用进阶”，只需要掌握“邮件合并”即可。但是说起来容易做起来难。邮件合并的强大功能可以让你几天都学得很好。你掌握“字母”和“标签”就够了。当然，如果你能把它们输出到outlook中，并自动生成邮件发送出去，那就更完美了。
(Word有专门的邮件面板，足以说明这个功能的强大。)
因此，对词的研究必须被视为一个“整体”，而且必须是一个系统的研究。学习所谓的零散单词小技巧，提高整体Word办公效果并不明显。
Excel学习方法
Excel软件的个性是通才，其各个层次可以划分为“系统”，从下图就可以很容易理解。每个“系统”都可以解决一个层面的问题，也就是说，工作中缺了Excel，就不补了。如果全部缺失，将被完全填充。大家都能懂一点，不用玩的特别深，应付工作也就够了。比如Excel什么都不懂，学习一下表格排列的技巧。如果数据分析不行，那就学习数据分析一节。如果老板对图表有要求，那就好好做。当然，如果先把Excel做成模板，功能是必不可少的，当然掌握几个常用的功能会让工作效率翻倍。如果你能演VBA，你就是一个超级伟人(对IB来说)。
Excel按需学习
在秦的Office企业培训中，也有很多Excel的定制课程，包括特殊函数课程、特殊图表课程、特殊数据分析课程等。当然也有全面的系统讲解，但由于时间问题，需要把每个系统中抓工作遇到的最常见的问题作为授课内容来讲，让企业的员工知道有这样一个功能，他们在工作中可能会遇到，至少要有“眼光”，否则连Excel都会出现问题，百度都不会知道关键词怎么用。也许这就是秦老师培训班受欢迎的地方，因为积累知道大家的“痛点”在哪里！帮助大家在学习Office中少走弯路。
综上所述，Excel是通才，“系统”更平等，技能之间的联动比Word少，但功能技能之间的搭配也很重要。比如一个函数和一个函数可以解决某些问题等等。，甚至可以投入到某个工作场景中，否则每个人都会有问题？我为什么要学这个技能？这个技能和我有关系吗？
最后，软件Excel也在朝着大数据对接的思路发展。比如可以直接用SQL数据库加载和读取数据，比如集成PowerBI等强大的数据商业智能分析，这些都是在专业领域使用的。如果你精通前面的技巧，可以学习和理解这一部分，让Excel成为你工作的IB(装B)利器。
PPT学习法
PPT是一种“隐藏”的个性。这款软件是面板按钮数量最少的三款办公套件之一，仅次于Outlook，但却是职场必备软件，工作汇报必备。需要设计更专业的PPT要求，有些要求已经超过了PPT本身的要求。
PPT这个软件的优势在于，可以用相对简单的操作实现专业的演示和表达。但是有些PPT爱好者为了达到一个效果，会过度使用这个软件，导致浪费大量的工作时间。
秦老师培训班的优势在于，利用良好的“性价比”和PPT的常规操作，可以让PPT变得更加专业，满足职场中的媒介演示需求。
秦老师在这里的学习心得是，在掌握PPT美图的设计和绘制之前，重点是PPT文案的逻辑表达和PPT软件的实际操作，就是下图中的前两个阶段。
PPT阶段学习法
如果对软件的功能有了初步的了解，就可以开始学习PPT设计的部分，其实就是文字和文字的混合操作。这时就会引入“平面设计”甚至“三维设计概念”的相关概念。非设计部分的学习是没有底线的，因为大家对于PPT的美观标准都是没有底线的，只需要达到一般平面设计的美观标准就可以了。学习标准的设计思想和布局。
更有意思的是，ppt设计是很多所谓PPT高手擅长玩的部分。因为他没有标准，可以随意发挥，所以教程质量因人而异。所以，学PPT不满意，就会抱怨“唉，主要是我审美太低，不会配色，所以才会这么丑。”在秦看来，PPT设计其实是有标准可以参考的。把视频里和课堂上的参数告诉大家，大家都能做好PPT演示，效率极高。
于是你会发现，大部分PPT教程都会把重点放在“让PPT好看”这个层面上，但在实际的职场中，PPT的逻辑表达和文案的准备可能比让PPT好看更重要。
所以，在职场上，秦老师给大家学习PPT的建议是，花70%的时间准备文案整理PPT的逻辑顺序是否符合演讲的需要，30%的时间用一定的平面设计标准“设计”PPT。
最后说一下PPT动画，单独研究的话可以分为几个层次。一般来说，“动画”一般有两个作用，一是控制演讲者的发言过程，二是分解演示复杂的图形或过程，帮助观众理解其操作方式。如果想进阶，可以把PPT的动画和切换功能结合起来，做一个“宣传片”。这个技能不是一天建成的，但也有思路和技巧可以遵循。但是在职场中使用的概率比较低，可以找专业的广告公司来拿。不需要自己去研究。通常PPT爱好者可以自己研究一下。
还是那句话，PPT软件的学习，秦老师推荐职场更多用在逻辑梳理和操作技巧上，辅助一些平面设计可以让你的工作报告与众不同。
三、三个软件都学会了，应该怎么用？
如果三个软件都精通，就要学会互相协调。比如PPT的文案内容，可以用Word整理出来，然后导入。Excel数据可以用Word邮件合并，以便以后复印处理。Excel图表可以很方便的用Word或PPT等更新数据。这种合作的工作技巧也会大大提高工作效率。还是那句话，Office的三大件已经学会了终身受用。连我妈都用Excel记录每天买菜的情况，做圆形图表分析卖肉买鱼买菜的钱的比例，都做了适当的调整。秦老师也推荐你用Excel进行购物记账管理，你会发现真的可以避免买很多东西。在你赚到第一桶金之前，钱一定要存起来。所以不要被钱是赚来的理论所迷惑。没有积累怎么赚钱？
又跑题了，好了，今天到此为止。希望对想系统学习Office的朋友有帮助。
